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Startups | 7 étapes pour intégrer sereinement vos petits nouveaux
07 Fév 2019

Startups | 7 étapes pour intégrer sereinement vos petits nouveaux

07 Fév 2019

Cela fait 3 mois que vous cherchez, rencontrez, et redoublez d’effort pour recruter votre nouvelle pépite… Et vous avez enfin trouvé la bonne personne, une nouvelle tête sur-motivée, compétente et pouvant matcher avec l’ADN de votre équipe ! Vous avez désormais toutes les cartes en mains pour conquérir le monde.

Mais saviez-vous que durant les 12 premiers mois, le risque de rupture d’un CDI est de 36% chez les 15-34 ans ? (source : étude de DARES). 

Raison de plus pour assurer la bonne intégration de votre nouvelle recrue et la faire rester le plus longtemps possible dans l’équipe ! 

Avec tous les clients et candidats que l’on coache quotidiennement chez JOB4, l’onboarding ça nous connaît ! Alors pour vous aider dans ce processus, on vous donne les 7 étapes pour réussir à intégrer sereinement vos petits nouveaux.

 

La préparation : 

Etape 1| Prévenir l’équipe de son arrivée

Quoi de pire un lundi matin que de découvrir sa nouvelle recrue apeurée, angoissée et seule à la machine à café… 

Onboarding réussi : prévenir l’équipe de son arrivée

(Source : giphy.com)

La venue d’un nouvel élément dans une équipe est un événement marquant et il est important de l’annoncer en amont afin de l’intégrer au mieux à la vie de l’équipe. 

D’ailleurs, pensez à la recontacter quelques jours avant son arrivée, pour lui communiquer l’heure à laquelle débutera sa première journée ou simplement pour lui faire savoir qu’elle est attendue par toute la team (ça fait toujours plaisir !). 

La bonne idée ? Lui attribuer en amont un parrain/marraine qui sera son “buddy”, étape importante pour l’aspect plus humain et culturel. Beaucoup d’entreprises (plus ou moins grandes) attribuent un “buddy” à leurs nouvelles recrues : Quitoque, Prestashop, MonDocteur, Doctolib… pour leur faire visiter les locaux, leur présenter l’équipe, etc… bref les intégrer au mieux durant leurs premiers jours. 

C’est toujours rassurant de savoir qu’on peut se référer à une personne précise dès sa prise de poste. Le rôle du “buddy” est un élément clef pour la bonne intégration du collaborateur.

 

Etape 2| Installer son poste de travail !

À son arrivée, votre pépite sera entourée de nouveaux collaborateurs, de nouvelle règles et de nouveaux espaces. Un moment aussi palpitant que stressant qu’il est bon d’encadrer. Et cela passe par la préparation de son futur espace de travail : où va-t-elle travailler ? Quels outils devez-vous lui fournir ? 

Il est également important d’anticiper ses besoins “matériels” : un badge, une clé et/ou les codes d’entrée des locaux (ça va de soi), paramétrer son mail, créer son compte Slack, lui déposer quelques goodies sympas sur son bureau. 

Bref, lui créer un espace accueillant, rassurant et prêt à être pris en main rapidement. 

 

3| Préparer les documents officiels

Même si ce n’est pas la partie la plus agréable, ni forcément la partie dont vous vous occupez, il est primordial de s’assurer d’avoir tous les papiers légaux pour accueillir votre nouveau collaborateur.

Onboarding réussi : préparer les documents officiels

(Source : giphy.com)

Par exemple ? Avoir signé le contrat de travail, avoir enregistré son RIB, lancé les démarches avec la mutuelle… Pas très fun, mais obligatoire pour un onboarding réussi ! 

Car oui, il arrive encore que dans certaines entreprises, les nouvelles recrues n’aient pas de contrat de travail signé durant leurs premières semaines de travail… Ce qui ne favorise pas le sentiment d’intégration dans l’entreprise. 

L’astuce : créer un Drive ou Notion avec tous les éléments nécessaires et simplement le partager à chaque nouvel arrivant.

 

Dès son arrivée :

Etape 4| Des présentations en bonne et due forme

Premier jour de boulot : la rencontre de l’équipe est obligatoire. Et parce que ce moment peut être intimidant, autant l’aider à le faire sereinement ! 

Comment ? Grâce au “buddy” qui lui présentera chaque membre de l’équipe, autour d’un petit déjeuner, par exemple. Ou encore lui planifier des rendez-vous avec chaque département de l’entreprise, pour lui permettre de mieux comprendre sa structure et son organisation.

Bonus : Une activité team building  (escape game, visite d’un lieu célèbre, repas tous ensemble…) est le meilleur moyen pour commencer à nouer des liens forts et des souvenirs communs. 

 

Etape 5| Faire un petit point sur les “habitudes” de la boîte

À chaque entreprise sa routine ! Nous avons mentionné tout à l’heure l’importance du “buddy” dans l’onboarding. Ici, c’est encore lui qui pourra aider votre nouvelle recrue en lui partageant les “habitudes” et les règles de vie qui régissent la boîte. Les horaires, les réunions hebdomadaires et autres sprints quotidiens, les process, les verres du vendredis, l’heure de la pause déj’, le petit moment terrasse à 17:00… Votre pépite se sentira plus à l’aise et ne pourra que mieux s’intégrer si elle est au courant de tout ça ! 

Cependant, attention à la surdose d’informations et le risque de noyer les points capitaux dans un océan d’informations.

Astuce : Prêt à Pousser a créé une série d’outils pour se familiariser avec l’entreprise, son histoire et ses produits. Ils ont pu développer notamment un Wiki en ligne avec les réponses à toutes les questions pratiques que l’on peut se poser.

 

Durant ses premières semaines :

Etape 6| Fixer des objectifs S.M.A.R.T.

Rien de pire qu’un électron libre évoluant sans but dès sa prise de poste. Laisser le temps à votre pépite de prendre ses marques, c’est important ! Mais lui fixer rapidement une ligne directrice et un but à atteindre est essentiel. 

Par exemple, planifiez un point par semaine ! Google Agenda vous le rappellera en temps et en heure. 

Vous voulez que votre pépite évolue rapidement, s’implique à fond dans les résultats de votre startup ? Fixez-lui des objectifs S.M.A.R.T : Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, Temporellement définis. Ces objectifs hyper-complets doivent permettre à votre petit nouveau d’avoir tous les éléments en main pour assurer sa prise de fonction et se lancer sur ses missions en toute sérénité.

Si un candidat vous rejoint, c’est qu’il a vu une vraie opportunité dans le poste proposé, n’oubliez pas les missions promises lors des entretiens. 

 

Etape 7| Que faire si on se trompe ?

Hé oui, c’est aussi une option à prendre en compte. Vous n’êtes pas un spécialiste du recrutement, et c’est tout à fait normal. Peut-être avez-vous surestimé la capacité de votre candidat à s’adapter, à comprendre les missions ? Peut-être avez-vous projeté ce candidat sur un poste qui n’était pas fait pour lui ? Au delà des compétences que vous avez su identifier, celui-ci n’a peut-être pas réussi à s’adapter au culture fit, à l’ADN de l’entreprise ? 

Qu’importe, l’erreur est humaine ! En montant votre boîte, vous n’imaginiez pas que le recrutement était un sujet si complexe… et c’est bien pour cela qu’il faut parfois savoir s’entourer d’intermédiaires et d’experts dans ce domaine. 

La solution ? C’est le moment de l’auto-promotion 😉 

Faire appel à un cabinet de recrutement qui saura vous conseiller la pépite idéale pour vos besoins et vous accompagnera tout au long du processus de recrutement jusqu’à l’onboarding. Vous gagnerez beaucoup de temps, de l’argent et maximiserez vos chances de recruter les bons candidats pour rejoindre votre team et atteindre de nouveaux sommets. Car comme disait Laszlo Bock, ex-DRH de Google “le recrutement est beaucoup plus important que la formation car former la personne inadéquate n’a jamais changé quoi que ce soit“. On n’aurait pas dit mieux 😉

Besoin de plus de tips ? 👉 On vous donne les “6 étapes d’un processus de recrutement sans faille

À vous de jouer !

(Source : giphy.com)

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