Startups | 7 étapes pour planter l’onboarding de votre nouvelle pépite
07 Fév 2019

Startups | 7 étapes pour planter l’onboarding de votre nouvelle pépite

07 Fév 2019

Voilà 3 mois que vous cherchez, rencontrez, retournez, pleurez pour recruter les prochains membres de votre escadrille… Vous avez ENFIN trouvé la bonne personne (ou les…), une nouvelle tête sur-motivée, compétente et pouvant “fiter” au poil avec l’ADN de votre équipe ! Bref, vous avez désormais tout pour conquérir le monde.

Mais attention… Savez-vous que durant les 12 premiers mois, le risque de rupture d’un CDI est de 36% chez les 15-34 ans ? (source : étude de DARES). Ces chiffres annoncés vous font froid dans le dos ? Alors, comment vous assurer de ne pas planter l’intégration de votre nouvelle recrue, et la faire rester le plus longtemps possible dans votre équipe ?!

 

Avec tous les clients et candidats que l’on coache quotidiennement chez JOB4, l’onboarding ça nous connaît ! Alors pour vous simplifier la tâche et vous éviter de fausses joies, on vous récapitule 7 best practices pour réussir à intégrer pleinement et sereinement vos petits nouveaux.

 

Avant que votre pépite n’arrive :

1| Prévenir l’équipe de son arrivée

Quoi de mieux qu’une surprise un lundi matin : découvrir un nouveau collègue tout seul, apeuré, angoissé et perdu à la machine à café…

Onboarding réussi : prévenir l’équipe de son arrivée

(Source : giphy.com)

La venue d’un nouvel élément dans une équipe est un événement marquant et il est important de l’annoncer en amont afin de l’intégrer au mieux à la vie de l’équipe.

D’ailleurs, pensez à recontacter votre nouvelle recrue quelques jours avant son arrivée, pour lui communiquer l’heure à laquelle débutera sa première journée ou simplement pour lui faire savoir qu’elle est attendue par toute la team (ça fait toujours plaisir !).

 

La bonne idée ? Lui attribuer en amont un parrain/marraine (alias “buddy”) pour l’aspect plus humain et culturel, #intégration. Beaucoup d’entreprises (plus ou moins grandes) attribuent un “buddy” à leurs nouvelles recrues : Quitoque, Prestashop, MonDocteur (désormais Doctolib)… pour leur faire visiter les locaux, leur présenter l’équipe, etc… bref les intégrer au mieux durant leurs premiers jours.

C’est toujours rassurant de savoir qu’on peut se référer à une personne précise dès sa prise de poste. Le rôle du “buddy” est déterminant dans la bonne intégration du collaborateur, mais on y reviendra après. #staytuned

 

2| Installer son poste de travail !

À son arrivée, votre pépite sera lâchée dans un océan de termes spécifiques, de collaborateurs débordés et de bureaux en effervescence. Un moment aussi palpitant que stressant qu’il est bon d’encadrer. Cela passe par la préparation du futur espace de travail de votre collaborateur : où va-t-il travailler ? Quels outils devez-vous lui fournir ?

Il est également important d’anticiper ses besoins “matériels” : un badge, une clé et/ou les codes d’entrée des locaux (ça va de soi), paramétrer son mail, créer son compte Slack, lui déposer quelques goodies sympas sur son bureau. Bref, lui créer un espace accueillant et prêt à être pris en main rapidement.

 

3| Préparer les documents officiels

Même si ce n’est pas la partie la plus agréable, ni forcément la partie dont vous vous occupez, il est primordial d’être certain d’avoir tous les papiers légaux pour accueillir votre  nouveau collaborateur.

Onboarding réussi : préparer les documents officiels

(Source : giphy.com)

Par exemple ? Avoir signé le contrat de travail, avoir enregistré son RIB, lancé les démarches avec la mutuelle… Pas fun, mais obligatoire pour un onboarding réussi !

Car oui, il arrive encore que dans certaines entreprises, les nouvelles recrues n’aient pas de contrat de travail signé durant leurs premières semaines de travail… WHAT ?!
L’astuce : créer un dossier Drive avec tous les éléments nécessaires et éléments à récupérer, et le partager à chaque nouvel arrivant.

 

A son arrivée :

4| Des présentations en bonne et due forme

Premier jour de boulot, une visite de courtoisie à la rencontre de l’équipe est de rigueur. Et parce que ce moment peut être intimidant pour certain, autant l’aider à le faire sereinement ! Comment ? Grâce au “buddy” qui peut lui faire rencontrer toute l’équipe, autour d’un petit déjeuner, par exemple. Ou mieux encore… Lui prendre des rendez-vous avec les différents départements de l’entreprise, pour lui permettre de mieux comprendre sa structure et son organisation.

GROS BONUS : Une activité team building (escape game, visite d’un lieu célèbre, repas tous ensemble et plus si affinités…) pour commencer à nouer des liens forts et des souvenirs communs.

 

5| Faire un petit point sur les “habitudes” de la boîte

On parlait tout à l’heure du rôle important du “buddy” dans l’onboarding, ici il peut aider votre petit nouveau en lui partageant les “habitudes” et les règles de vie qui régissent la boîte. Les horaires, les réunions hebdomadaires et autres sprints quotidiens, les process, les verres du vendredis, l’heure de la pause déj’, le petit moment terrasse à 17:00… tout ceci ne s’invente pas, et votre pépite ne pourra que mieux s’intégrer si elle a connaissance de ces tips !

Cependant, attention à la surdose d’informations et le risque de noyer les points capitaux dans un océan d’informations.
Exemple : Prêt à Pousser a créé une série d’outils pour se familiariser avec l’entreprise, son histoire et ses produits “notamment un Wiki en ligne avec les réponses à toutes les questions pratiques que l’on peut se poser”.

 

Durant ses premières semaines :

6| Fixer des objectifs S.M.A.R.T.

Rien de pire qu’un électron libre évoluant sans but dès sa prise de poste. Laisser le temps à votre pépite de prendre ses marques est important mais en lui fixant rapidement une ligne directrice et un but à atteindre est essentiel.

Forcez-vous à faire un point par semaine ! Google Agenda vous le rappellera en temps et en heure. Vous voulez que votre pépite évolue rapidement, s’implique à fond dans les résultats de votre startup ? Fixez-lui des objectifs S.M.A.R.T. Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, Temporellement définis. Ces objectifs hyper-complets doivent permettre à votre petit nouveau d’avoir tous les éléments en main pour assurer sa prise de fonction et se lancer sur ses missions en toute sérénité.

Si un candidat vous rejoins, c’est qu’il a vu une vraie opportunité dans le poste proposé, n’oubliez pas les missions promises lors des entretiens.

 

7| …s’être planté de pépite

Hé oui, c’est aussi une option à prendre en compte. Vous n’êtes pas un spécialiste du recrutement, et c’est normal. Peut-être avez-vous surestimé la capacité de votre candidat à s’adapter, à comprendre les missions ? Peut-être avez-vous projeté ce candidat sur un poste qui n’était pas fait pour lui ? Au delà des compétences que vous avez su identifier, celui-ci n’a peut-être pas réussi à s’adapter au culture fit, à l’ADN de l’entreprise ?… Mais qu’importe, les premières semaines de votre élu sont décevantes.

L’erreur est humaine. En montant votre boîte, vous n’imaginiez pas que le recrutement était un sujet si complexe… et c’est bien pour cela qu’il faut parfois savoir s’entourer d’intermédiaires et d’experts dans ce domaine.

Vous gagnerez du temps, de l’argent et maximiserez vos chances de recruter les BONS candidats pour rejoindre votre team et atteindre de nouveaux sommets.

 

A vous de jouer.

(Source : giphy.com)

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