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STARTUPS | 11 ÉTAPES POUR BIEN ONBOARDER VOS NOUVELLES RECRUES (même à distance)
02 Juin 2020

STARTUPS | 11 ÉTAPES POUR BIEN ONBOARDER VOS NOUVELLES RECRUES (même à distance)

02 Juin 2020

Après tous vos efforts, vous avez enfin trouvé la bonne : la bonne pépite, le bon collaborateur, la bonne recrue ! Mais c’était sans prévoir le confinement et le home office qui vont avec, et donc l’onboarding à distance… 

Mais saviez-vous que durant les 12 premiers mois, le risque de rupture d’un CDI est de 36% chez les 15-34 ans ? (source : étude de DARES). 

Alors comment réussir à lui transmettre vos valeurs, la mettre à l’aise et la rendre opérationnelle à distance ? Chez JOB4 on coache quotidiennement de nombreux candidats et clients, alors l’onboarding, ça nous connaît ! 😉

Pour vous aiguiller dans cette étape plus que cruciale, nos HeadHunters vous partagent les meilleurs tips pour bien onboarder vos nouvelles recrues (même à distance) !

C’est parti ! 🔥

Avant son arrivée :

 

Etape 1 | Ne pas oublier de prévenir l’équipe 

Rien n’est plus gênant que de se sentir comme la cinquième roue du carrosse. Alors n’hésitez pas à prévenir vos collaborateurs quelques jours plus tôt en rappelant son nom, son poste et sa date d’arrivée afin d’éviter tout malaise lors de la première visio d’équipe du lundi matin. Un recrutement est une nouvelle importante pour les collaborateurs, qui pourront alors se préparer et l’intégrer plus facilement. 

L’astuce ? Choisir un collaborateur qui l’accompagnera tout au long de son onboarding. C’est une étape importante pour renforcer les liens et montrer un l’aspect plus humain et culturel. Certaines startups ont déjà adopté ce système de “buddy” comme : Quitoque, Prestashop, MonDocteur, Doctolib… pour leur présenter les règles de vie, les process, la team… Attention à choisir une personne qui connaît bien l’entreprise et qui ne fait pas partie de l’équipe managériale. Cela permettra de libérer plus facilement la parole. 

Etape 2 | Préparer son espace de travail !

Il est important d’équiper sa nouvelle recrue avant même son arrivée afin qu’elle soit opérationnelle dès le premier jour. Faites lui livrer son matériel : son ordinateur portable et son téléphone (et plus si besoin). Sans oublier les logins, mots de passes, messagerie, VPN, et autres outils de travail collaboratifs. N’hésitez pas à glisser une petite attention dans le colis comme un goodies ou un petit mot afin de lui créer un espace accueillant et rassurant. 

Etape 3 | Faire le point au téléphone

N’oubliez pas de contacter votre nouvelle recrue de nouveau quelques jours avant son arrivée. L’idée est de lui communiquer les dernières informations importantes : maintien de la mission, outils utilisés, date & horaire du premier jour. L’important, c’est de s’assurer qu’elle est bien équipée et prête à commencer cette nouvelle aventure avec vous. 

Etape 4 | Envoyer un Welcome Kit 

À défaut d’être présent le premier jour, transmettez lui par email tout le nécessaire pour une intégration rapide et réussie ! 

  • Une présentation de l’entreprise 
  • Une présentation de l’équipe
  • Un rapide résumé de ses missions, et autres conseils pratiques
  • Un planning 
  • etc… 

Bonus : Demandez à ses collaborateurs d’écrire un petit mot de bienvenue et transmettez-lui des sites ou vidéos à consulter avant le jour J.

>> Téléchargez notre Welcome Kit Trello ici <<

Etape 5 | Préparer tous les documents officiels

Personne n’aime paperasse, mais elle est tout de même primordiale ! Il est important de s’assurer que tout est en règle avant l’arrivée de votre nouveau collaborateur : contrat signé, RIB enregistré, les démarches lancées avec la mutuelle, espace personnel administratif… Tout doit être en règle avant son arrivée.   

Dans certaines entreprises, les nouveaux collaborateurs ne signent pas leur contrat de travail avant plusieurs semaines ! Pas facile de se sentir intégré dans ces conditions…

L’astuce : Créer un espace personnel administratif sur Drive ou sur l’outil Notion avec tous les documents. Il vous suffira de lui partager le jour de son arrivée ! 

 

Dès son arrivée :

 

Étape 6 | Des présentations en bonne et due forme 

Ca y est, c’est le jour J ! Profitez-en pour organiser un e-petit dèj’ avec sa nouvelle équipe, ce sera l’occasion pour elle de faire un peu connaissance dans un contexte moins formel. Pour lancer les discussions, il est bon de demander à chaque collaborateur de se présenter : prénom, poste, profil… c’est l’occasion de faire connaissance ! En fonction de la taille de votre équipe, vous pouvez organiser des points individuels avec les membres de l’équipe, ça permettra à votre recrue d’apprendre à connaître ses collègues et de se sentir davantage intégrée.

Bonus : Et comme une simple visio peut être parfois un peu gênante, optez pour un escape game en ligne, un blind-test, ou encore un jeu sur HouseParty ! Les activités de team-building sont le meilleur moyen de briser la glace et de se créer de nouveaux souvenirs (même à distance). 

Etape 7 | Lui transmettre les “petites habitudes” de la boîte

Voilà plusieurs semaines que votre startup tourne à distance et que vous avez développé de nouvelles petites habitudes. C’est là que le “buddy” intervient ! Qui de mieux placé qu’un collaborateur pour les lui transmettre ? Sprints hebdo, rétro, digidrink du vendredi,… chaque information qui vous paraît aujourd’hui évidente ne le sera pas pour elle. Il est primordial de la tenir au courant afin qu’elle s’intègre plus rapidement !

Attention à l’overdose d’information ! Ne noyez pas les informations importantes dans un océan d’informations.

Bonus : Certaines startups comme Prêt à Pousser ont créé des outils pour aider les nouveaux collaborateurs à se familiariser avec l’entreprise et facilement obtenir les réponses à leurs questions : Wiki, FAQ, présentation,… 

Etape 8 | Proposer des formations en ligne 

Profitez du confinement pour lui proposer des formations en ligne : certifications, MOOC ou webinars, les choix sont vastes en ce moment. Cela lui permettra de s’onboarder en douceur et de se former plus rapidement.

Astuce : Le gouvernement a mis en place l’aide FNE-formation pour toutes les entreprises afin que vos collaborateurs puissent se former gratuitement pendant le confinement. 

 

Durant ses premières semaines :

 

Etape 9 | Fixer des objectifs S.M.A.R.T. 

Réussir l’onboarding de sa nouvelle pépite passe aussi par ses objectifs : laissez lui le temps de s’adapter à son nouvel environnement mais fixez lui rapidement des objectifs clairs et définis. Elle doit savoir ce qu’elle doit faire et le but de ses missions. 

Ensuite, vérifiez avec votre nouvelle pépite son niveau de compréhension et ne la laissez jamais en situation de blocage ! L’astuce ? Planifier des points récurrents avec son/sa manager afin de suivre son évolution.

Pour une évolution rapide, un implication à 100% et des résultats vertigineux, utilisez la méthode S.M.A.R.T et fixer lui des objectifs Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et Temporellement définis. Votre petit nouveau aura toutes les cartes en main pour avancer sereinement et en autonomie.  

Bonus : N’oubliez pas vos promesses faites lors des entretiens et proposez-lui des missions similaires à celles proposées sur la fiche de poste !

Etape 10 | Aménagez des moments de discussion avec le buddy 

À distance plus que jamais, votre pépite aura besoin de soutien, de présence et d’espaces de discussion privilégiés. Pas question de laisser votre nouvel arrivant(e) seul(e) avec ses questions ! Organisez des moments privilégiés avec son Buddy : visios, chaine slack, appels,… le choix est grand. Elle pourra alors lui faire part de ses interrogations, ses doutes, ses réussites. Comme mentionné plus haut, l’important c’est de choisir quelqu’un en dehors de l’équipe managériale afin de libérer plus facilement la parole. 

Etape 11 | Organisez des digi-drinks 

Qui a dit que les apéros devaient disparaître à distance ? N’hésitez pas à organiser des digi-drinks entre collègues qui remplaceront les afterworks habituels. Vous pourrez ainsi accueillir votre pépite dans un cadre plus détendu et moins formel pour échanger entre collègues. 

Bonus :  Que faire si on se trompe ?

Surtout pas de panique, c’est une chose qui peut arriver ! Vous n’êtes pas un spécialiste du recrutement, donc c’est tout à fait normal ( et c’est aussi à ça que sert la période d’essai). 

Le recrutement est un sujet très complexe, mais pourtant indispensable ! À chacun son métier, parfois il est préférable de s’entourer d’experts dans ce domaine.  

La solution ? Embaucher une RH ou travailler en collaboration avec un cabinet de recrutement qui vous fera : gagner de l’argent, du temps et augmentera vos chances de recruter les bons candidats pour atteindre vos objectifs. 🚀 

Vous en voulez plus ? 👉 Nos HeadHunters vous donne tous leurs tips pour un recrutement sans failles !

 

À vous de jouer !

 

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