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STARTUP | Comment faire tourner sa startup même à distance ?
19 Mar 2020

STARTUP | Comment faire tourner sa startup même à distance ?

19 Mar 2020

Qui a dit que télétravail était fait pour se tourner les pouces ? Pas nous en tout cas ! 

Le magazine Stratégies a effectué une étude pendant les dernières grèves et il semblerait que le télétravail permet d’augmenter la productivité de 79%. Une aubaine donc ! 

Parce que télétravail et confinement ne riment pas avec vacances, parce que la terre ne s’arrête pas de tourner et qu’il faut  remplir nos objectifs, on vous a préparé des tips pour garder ses équipes motivées et faire tourner sa startup en télétravail :

 

Tout est question d’organisation 

Mais comment s’organiser pour maintenir une cohésion d’entreprise ? Quels sont les tips pour éviter de se planter ? Comment communiquer sur les changements actuels sans dramatiser ? 

1) Etablir des règles du jeu : 

Télétravail oui, mais pas sans règle ! L’organisation est la clef pour réussir et mener à bien ce nouveau mode de travail. 

Si vous n’avez jamais organisé de télétravail auparavant, cela peut être déstabilisant pour vos collaborateurs. Il est important d’organiser une visioconférence avec toute l’équipe afin de leur expliquer clairement les raisons du changement d’organisation et ses impacts. Il est important de s’entretenir avec chaque collaborateur afin de s’assurer que celui-ci ai compris,  soit d’accord et motivé. Corona ou non, il est important de jouer cartes sur table. 

Maintenant, c’est à vous de jouer et de définir les règles du jeu ! On vous a listé quelques exemples à suivre pour que la mise en place du home office soit un succès : 

Règle no1 : La préparation du plateau 

Comme dans toute règle du jeu, il y a la préparation. Il est important de veiller à ce que l’environnement de travail de vos collaborateurs soit adéquat : 

  • Matériel disponible et fonctionnel 
  • Lieu propice à une ambiance de travail 
  • Connexion internet fonctionnelle 
  • Installation en amont des différents outils et logiciels sur l’ordinateur
  • Récolte des informations importantes sur l’employé en cas de problème 

Règle no2 : Mettre les pendules à l’heure 

Une bonne pratique est de définir en amont des heures de disponibilité obligatoires. Cela permet de faciliter la communication et d’éviter les frustrations.

Règle no3 : Revoir ses priorités 

Il faut définir les priorités de chaque collaborateur en début de semaine et/ou quotidiennement afin d’actionner plus rapidement et plus efficacement.

Règle no4 : C’est à moi que tu parles ? 

C’est bien LA règle la plus importante :  il faut communiquer ! Cette règle est importante au quotidien mais l’est d’autant plus en télétravail. Soyez team player, partagez, rigolez, appelez, écrivez, mais communiquez ! Pour vous aider à y voir un peu plus clair, nous avons décidé de vous partager les outils que nous utilisons chez JOB4 : 

  • Messagerie : Chez JOB4, on ne peut plus s’en passer, j’ai nommé : Slack ! Cela nous permet d’échanger du contenu, lancer des conversations et partager nos mèmes préférés afin de maintenir l’esprit d’équipe.  
  • Visio : Afin de communiquer et continuer à organiser nos réunions, un outil de visioconférence est indispensable. Après plusieurs tests en interne, Zoom est l’outil qui nous paraît le plus fiable. 
  • Documents partagés : Bien sûr, ne pas oublier de mettre à disposition les documents utiles et indispensables au travail du collaborateur. Chez JOB4, on utilise Notion et Drive. 
  • Suivi des tâches et process : Trello est sans doute l’outil le plus flexible, et il est gratuit ! Chez JOB4, on s’en sert à la fois pour nos process internes, mais aussi pour communiquer avec nos clients 

La liste des outils mis à votre disposition est longue. Veillez à en choisir un par type d’action (ateliers, sprints, rétros…) afin de simplifier la communication interne.

Règle no5 : Corona quoi ? 

Rappeler les règles mises en vigueur par le gouvernement au sujet du coronavirus : Ne sortez pas de chez vous, lavez-vous les mains, munissez vous d’une attestation en cas de sortie. 

Règle no6 : Houston, nous avons un problème

Afin d’éviter les problèmes, il est important de se mettre en conformité avec les règles du gouvernement au sujet du télétravail : sécurité informatique des données, logement conforme aux normes, volontariat. 

 

Le télétravail n’est donc pas une excuse pour hiberner, avec les outils d’aujourd’hui, travailler à distance n’a jamais été aussi facile. Maintenant que tout le monde est prêt, le jeu peut commencer !

 

2) Maintenir le rythme de travail

Néanmoins, il n’est pas toujours facile de rester organisé quand on reste chez soi toute la journée. Alors il est important de ne pas perdre le rythme.

Astuce : Continuer de mettre en place des réunions en visio. Chez JOB4, on en a plusieurs : 

  • Les Stand Up : Pour instaurer du rythme dans la journée, nous avons décidé d’organiser des Stand Up équipe deux fois par jour afin de favoriser les échanges entre les collaborateurs. Nouvelles importantes, suivi du travail, liberté de poser des questions, les stands up sont l’occasion de se mettre à la page et de commencer et finir la journée sur la même longueur d’onde.
  • Les sprints : Prévoir des points hebdomadaires avec l’équipe permet de définir les actions globales de la semaine. Définir des objectifs, oui, mais autant qu’ils soient réalistes afin de ne pas bouleverser le planning. Ensuite, suivre les résultats et les rentrer dans une plateforme adaptée (Trello, Excel, ou un CRM). Attention, il faudra trouver le bon équilibre entre suivi et confiance pour ne pas tomber dans le micromanagement. 
  • Les rétros : Faire le bilan de la semaine précédente, ce qui a fonctionné, ou pas. Faire le point sur ce qui peut être amélioré et les points d’incompréhensions afin d’optimiser le processus chaque semaine. 
  • Les calls d’équipes : À faire au minimum une fois par jour, il est important d’être en phase avec sa team (ex : team marketing, team BizDev, etc) afin de ne pas créer de doublon, de ne pas perdre de temps et de faciliter le suivi du projet.
  • Les cafés virtuels : Fini la machine à café ! Mais il n’était pas question de perdre les bavardages qui allaient avec. Vous pouvez avoir la possibilité d’organiser des cafés virtuels en visio afin de prendre le temps de se raconter des nouvelles un peu plus personnelles.

Pour faciliter les échanges en visio, on peut instaurer une règle : parler chacun son tour et couper le micro quand on a fini afin d’optimiser la communication et éviter les bruits parasites. 

 

 

Malgré le confinement, le corona, les grèves ou quoi qu’il arrive par la suite, la terre ne s’arrête pas de tourner ! Alors pas question de se laisser aller, on a un écosystème à faire tourner 🚀 En suivant les recommandations du gouvernement sans céder à la panique, et en tirant profit des bons outils, tout va bien se passer. Un seul maître mot : s’organiser !

 

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