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STARTUP | Comment faire tourner sa startup même à distance ?
19 Mar 2020

STARTUP | Comment faire tourner sa startup même à distance ?

19 Mar 2020

Qui a dit que télétravail était fait pour se tourner les pouces ? Pas nous en tout cas ! 

Le magazine Stratégies a effectué une étude pendant les dernières grèves et il semblerait que le télétravail permet d’augmenter la productivité de 79%. Une aubaine donc ! 

Parce que télétravail et confinement ne riment pas avec vacances, parce que la terre ne s’arrête pas de tourner et qu’il faut  remplir nos objectifs, on vous a préparé des tips pour garder ses équipes motivées et faire tourner sa startup en télétravail :

 

I/ Tout est question d’organisation 

Mais comment s’organiser pour maintenir une cohésion d’entreprise ? Quels sont les tips pour éviter de se planter ? Comment communiquer sur les changements actuels sans dramatiser ? 

1) Etablir des règles du jeu : 

Télétravail oui, mais pas sans règle ! L’organisation est la clef pour réussir et mener à bien ce nouveau mode de travail. 

Si vous n’avez jamais organisé de télétravail auparavant, cela peut être déstabilisant pour vos collaborateurs. Il est important d’organiser une visioconférence avec toute l’équipe afin de leur expliquer clairement les raisons du changement d’organisation et ses impacts. Il est important de s’entretenir avec chaque collaborateur afin de s’assurer que celui-ci ai compris,  soit d’accord et motivé. Corona ou non, il est important de jouer cartes sur table. 

Maintenant, c’est à vous de jouer et de définir les règles du jeu ! On vous a listé quelques exemples à suivre pour que la mise en place du home office soit un succès : 

Règle no1 : La préparation du plateau 

Comme dans toute règle du jeu, il y a la préparation. Il est important de veiller à ce que l’environnement de travail de vos collaborateurs soit adéquat : 

  • Matériel disponible et fonctionnel 
  • Lieu propice à une ambiance de travail 
  • Connexion internet fonctionnelle 
  • Installation en amont des différents outils et logiciels sur l’ordinateur
  • Récolte des informations importantes sur l’employé en cas de problème 

Règle no2 : Mettre les pendules à l’heure 

Une bonne pratique est de définir en amont des heures de disponibilité obligatoires. Cela permet de faciliter la communication et d’éviter les frustrations.

Règle no3 : Revoir ses priorités 

Il faut définir les priorités de chaque collaborateur en début de semaine et/ou quotidiennement afin d’actionner plus rapidement et plus efficacement.

Règle no4 : C’est à moi que tu parles ? 

C’est bien LA règle la plus importante :  il faut communiquer ! Cette règle est importante au quotidien mais l’est d’autant plus en télétravail. Soyez team player, partagez, rigolez, appelez, écrivez, mais communiquez ! Pour vous aider à y voir un peu plus clair, nous avons décidé de vous partager les outils que nous utilisons chez JOB4 : 

  • Messagerie : Chez JOB4, on ne peut plus s’en passer, j’ai nommé : Slack ! Cela nous permet d’échanger du contenu, lancer des conversations et partager nos mèmes préférés afin de maintenir l’esprit d’équipe.  
  • Visio : Afin de communiquer et continuer à organiser nos réunions, un outil de visioconférence est indispensable. Après plusieurs tests en interne, Zoom est l’outil qui nous paraît le plus fiable. 
  • Documents partagés : Bien sûr, ne pas oublier de mettre à disposition les documents utiles et indispensables au travail du collaborateur. Chez JOB4, on utilise Notion et Drive. 
  • Suivi des tâches et process : Trello est sans doute l’outil le plus flexible, et il est gratuit ! Chez JOB4, on s’en sert à la fois pour nos process internes, mais aussi pour communiquer avec nos clients 

La liste des outils mis à votre disposition est longue. Veillez à en choisir un par type d’action (ateliers, sprints, rétros…) afin de simplifier la communication interne.

Règle no5 : Corona quoi ? 

Rappeler les règles mises en vigueur par le gouvernement au sujet du coronavirus : Ne sortez pas de chez vous, lavez-vous les mains, munissez vous d’une attestation en cas de sortie. 

Règle no6 : Houston, nous avons un problème

Afin d’éviter les problèmes, il est important de se mettre en conformité avec les règles du gouvernement au sujet du télétravail : sécurité informatique des données, logement conforme aux normes, volontariat. 

 

Le télétravail n’est donc pas une excuse pour hiberner, avec les outils d’aujourd’hui, travailler à distance n’a jamais été aussi facile. Maintenant que tout le monde est prêt, le jeu peut commencer !

 

2) Maintenir le rythme de travail

Néanmoins, il n’est pas toujours facile de rester organisé quand on reste chez soi toute la journée. Alors il est important de ne pas perdre le rythme.

Astuce : Continuer de mettre en place des réunions en visio. Chez JOB4, on en a plusieurs : 

  • Les Stand Up : Pour instaurer du rythme dans la journée, nous avons décidé d’organiser des Stand Up équipe deux fois par jour afin de favoriser les échanges entre les collaborateurs. Nouvelles importantes, suivi du travail, liberté de poser des questions, les stands up sont l’occasion de se mettre à la page et de commencer et finir la journée sur la même longueur d’onde.
  • Les sprints : Prévoir des points hebdomadaires avec l’équipe permet de définir les actions globales de la semaine. Définir des objectifs, oui, mais autant qu’ils soient réalistes afin de ne pas bouleverser le planning. Ensuite, suivre les résultats et les rentrer dans une plateforme adaptée (Trello, Excel, ou un CRM). Attention, il faudra trouver le bon équilibre entre suivi et confiance pour ne pas tomber dans le micromanagement. 
  • Les rétros : Faire le bilan de la semaine précédente, ce qui a fonctionné, ou pas. Faire le point sur ce qui peut être amélioré et les points d’incompréhensions afin d’optimiser le processus chaque semaine. 
  • Les calls d’équipes : À faire au minimum une fois par jour, il est important d’être en phase avec sa team (ex : team marketing, team BizDev, etc) afin de ne pas créer de doublon, de ne pas perdre de temps et de faciliter le suivi du projet.
  • Les cafés virtuels : Fini la machine à café ! Mais il n’était pas question de perdre les bavardages qui allaient avec. Vous pouvez avoir la possibilité d’organiser des cafés virtuels en visio afin de prendre le temps de se raconter des nouvelles un peu plus personnelles.

Pour faciliter les échanges en visio, on peut instaurer une règle : parler chacun son tour et couper le micro quand on a fini afin d’optimiser la communication et éviter les bruits parasites. 

II/ Comment éviter de se laisser aller pendant 45 jours ?

Le télétravail, ça peut parfois donner envie de s’assoir dans son canap et de ne plus en sortir. On vous donne cinq tips pour optimiser votre efficacité !

 

Tips no1 : Rhabillez vous ! 

Ok, en travaillant distance, il se peut qu’en dehors des visios, personne ne puisse nous voir. Vous êtes tenté de rester en pyjama toute la journée et de ne vous réveiller que 2 minutes avant le début de la journée. Mauvaise idée !

Il est important de se préparer et s’habiller normalement le matin afin de pouvoir faire la distinction entre votre vie pro et perso. Cela vous aidera à vous mettre dans l’ambiance pour travailler efficacement.

Bien sûr il n’est pas nécessaire de mettre un costume trois-pièces, un t shirt et un jean suffisent 😉 

 

Tips no2 : Organiser son espace de travail 

S’allonger sur son canapé ou dans son lit afin de travailler au chaud : la tentation est immense… mais ce n’est pas forcément une bonne idée. 

Asseyez-vous sur une chaise à votre bureau ou aménagez-vous un espace si vous n’en avez pas. Pensez à garder une bonne posture pour ne pas avoir mal au dos. Et enfin, choisissez un endroit éclairé ou ajoutez des éclairages. 

Il est important de se mettre dans une ambiance de travail afin d’être efficace et éviter la somnolence !

 

Tips no3 : Essayer la méthode Pomodoro 

Un avantage du télétravail, c’est de ne pas être coupé toutes les 5 minutes par vos collègues. Mais à la maison, il y a parfois plus de distractions (votre téléphone qui sonne, votre machine qui vient de se terminer, une petite faim,…). 

Vous pouvez utiliser la méthode Pomodoro pour travailler plus efficacement en “deepwork”. Le but de cette méthode est de mieux maîtriser son temps et accomplir des tâches sans interruption. 

Le principe ? Se couper de toute distraction pendant 25min afin d’accomplir une tâche et s’accorder 5 min de pause ensuite. Au bout de trois cycles, reposez-vous pendant 20min. Et ainsi de suite. 

 

Tips no4 : Faire du sport 

Que vous soyez fan de sport ou plutôt du genre à prendre les escalators, le risque du confinement, c’est de se laisser aller. Snacks à dispo, enfants, flemme, manque d’équipement, sédentarité, toutes les raisons sont bonnes pour laisser de côté les activités physiques. Mauvaise idée ! Il est important de bouger pour rester en bonne santé.  

On vous donne 4 applis de sport à essayer en fonction de votre situation :

  1. Vous n’avez pas le temps ? La solution : “7 Minutes Workout” un programme de 7 minutes à faire quotidiennement.
  2. Besoin de déstresser ? Mal de dos à cause de votre mauvaise posture ? La solution : “Yoga au Quotidien” votre séance en quelques clics. 
  3. Fan de sport, la salle vous manque ? La solution : “Fizzup”, un coach sportif qui vous suivra tout au long du confinement et fera évoluer votre entraînement. 
  4. Peur de prendre du poid ? La solution : “8fit” un programme qui combine exercices ciblés et recette healthy. 

Au boulot ! 

 

Tips no5 : Méditer 

Le confinement vous stresse ? C’est normal. Un changement brusque de situation nécessite de s’organiser et de faire face à de nouveaux challenges. D’après une étude publiée par “Consciousness and Cognition”, 10 min de méditation par jour suffisent pour ressentir des bienfaits. C’est pourquoi on vous donne 4 tips pour vous relaxer et ainsi améliorer votre niveau de vie : 

  1. Opter pour la sophrologie : la respiration est à la base de la sophrologie. Ce geste est automatique et pourtant, beaucoup de gens ne savent pas gérer leur souffle. Pratiquer la sophrologie au quotidien, permet de détendre physiquement et mentalement ainsi que d’améliorer le sommeil. Madame Figaro vous donne 4 exercices simples pour s’initier à cette nouvelle pratique. Qu’attendez vous pour essayer ? 
  2. La méditation : Pratique largement démocratisée qui consiste à porter son attention sur un objet, une émotion, ou une pensée afin de vivre le moment présent. Elle est très efficace en cas de mal-être, de stress ou d’anxiété.  “Petit Bambou” vous propose des exercices variés en fonction du thème et de l’expérience de l’utilisateur.  
  3. Ou la musicothérapie : elle apaise nos peurs, nous aide à se concentrer, stimule notre mémoire, la musique adoucit les moeurs. Alors pourquoi ne pas en profiter ? Choisissez une musique qui vous apaise, allongez-vous confortablement dans un endroit calme, et laissez vous aller. L’ADN a concocté le top des musiques relaxantes 🙏

Malgré le confinement, le corona, les grèves ou quoi qu’il arrive par la suite, la terre ne s’arrête pas de tourner ! Alors pas question de se laisser aller, on a un écosystème à faire tourner 🚀 En suivant les recommandations du gouvernement sans céder à la panique, et en tirant profit des bons outils, tout va bien se passer. Un seul maître mot : s’organiser !

 

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